1. Alles wat je moet weten over Incoterms
Incoterms staat voor International Commercial Terms. Het is een internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper tijdens internationaal transport. Je hebt hiermee te maken wanneer je een bestelling plaatst bij jouw leverancier in China en de goederen naar Nederland geleverd moeten worden. Deze zogeheten Incoterms zijn ontwikkeld en geproduceerd door de Internationale Kamer van Koophandel (International Chamber of Commerce, ICC)
De eerste incotermregelementen zijn opgesteld in 1936 en zijn sindsdien achtmaal aangepast. De laatste keer dat ze aangepast werden, was in 2020. Het zijn dus gestandaardiseerde internationale leveringsvoorwaarden, die ervoor zorgen dat de verkoper en koper – duidelijkheid hebben in de vorm van een contract. In de Incoterms staat het volgende beschreven:
- Wie heeft de verantwoordelijkheid
- Welke taken zijn er verdeeld
- Wat zijn de risico’s
- Wat zijn de kosten die bij de transactie van de goederen horen
- Wat zijn de belangrijkste handelsvoorwaarden
Afbeelding 1: In 2020 zijn de incoterms voor het laatst aangepast door het International Chamber of Commerce (ICC)
Afbeelding 1: In 2020 zijn de incoterms voor het laatst aangepast door het International Chamber of Commerce (ICC)
2. Wanneer krijg ik te maken met incoterms?
Wanneer je wereldwijd goederen importeert en zodoende dus ook transporteert. Wanneer je transporteert van A naar B, zit daar tijd en afstand tussen. Door Incoterms in de commerciële factuur op te nemen, zorg je ervoor dat er geen verwarring ontstaat over de verantwoordelijkheden (tot welke aankomstpunten). Hierdoor worden de risico’s beperkt.
Afbeelding 2: Wanneer je goederen importeert, krijg je te maken met incoterms
Afbeelding 2: Wanneer je goederen importeert, krijg je te maken met incoterms
3. Welke incoterms zijn er?
Incoterms worden onderverdeeld in twee groepen:
Incoterms voor alle vervoersmiddelen
Hieronder valt vervoer per vliegtuig, vrachtwagen, trein en multimodale vervoermiddelen (hierbij worden meerdere vervoersmiddelen toegepast).
De Incoterms in deze groep kunnen de volgende zijn:
3.1 EXW
Bij Ex Works (EXW) liggen de verplichtingen en risico’s bij de koper. Bij een initiële offerte kan het zijn dat deze incoterm wordt opgenomen, zodat puur en alleen de kosten van de producten/diensten worden weergegeven. Dit kan later tijdens onderhandeling van incoterms uiteraard worden aangepast. Aangezien de koper verantwoordelijk is voor zowel de kosten als voor het vervoer zelf, is de enige verplichting die de verkoper heeft het klaarmaken voor afhaling op de afgesproken locatie en op het afgesproken datum/tijdstip. We raden transport met EXW af voor internationaal transport, vanwege met name de douaneregelingen. Het is geen pretje om hier ook verantwoordelijkheid voor te hebben en een goede forwarder of sourcing agent heeft hier ervaring mee.
Transport en overdracht
Het eventuele inladen van de producten in bijvoorbeeld een vrachtwagen valt onder de verantwoordelijkheden van de koper. Mocht (een medewerker van) de verkopende partij het toch zelf doen, is het risico op schade tijdens het inladen technisch gezien ook voor koper. Het risico op schade en/of verlies is volledig voor de koper, evenals de transportkosten.
Douaneformaliteiten
Ook douaneformaliteiten moeten worden geregeld door de koper en draait op voor de bijbehorende kosten. Dit kan een vervelende factor zijn in veel gevallen, daarom raden wij het nogmaals absoluut af.
3.2 FCA
De incoterm FCA lijkt in principe veel op EXW. Het grote verschil is dat de verkoper in nu verantwoordelijk is voor het inladen in het vervoermiddel waarmee de goederen worden getransporteerd. Ook is er een verschil wat betreft de douaneformaliteiten.
Transport en overdracht
Indien de goederen worden overgedragen buiten bijvoorbeeld het magazijn van de verkopende partij (denk aan een vliegveld of iets dergelijks), is de verkoper ook verantwoordelijk voor de betaling tot aan deze overeengekomen bestemming. Risico’s en eventuele verzekeringen vallen bij FCA ook onder de verantwoordelijkheden van de verkoper.
Douaneformaliteiten
De douanekosten en formaliteiten zullen voor de verkopende partij zijn.
3.3 CPT
CPT staat voor Carriage Paid To. Het houdt in dat de verkoper het vervoer betaalt tot aan de afgesproken bestemming. Het verschil met bijvoorbeeld FCA is echter dat het risico tijdens transport voor de koper is vanaf het moment dat de goederen zijn overgedragen op een afgesproken punt. Daarna zal verlies van of schade aan de goederen dus voor de rekening van de koper zijn.
Transport en overdracht
Het transport naar de afgelopen bestemming zal worden bekostigd door de verkoper. Ook de risico’s onderweg zijn voor de verkoper. Wanneer is afgesproken dat de goederen tot een overeengekomen punt worden geleverd, dient de rest van het transport tot aan de koper wel betaald te worden door de koper. Uiteraard zijn ook de risico’s voor dit deel van vervoer voor de koper.
Douaneformaliteiten
Wat betreft douaneformaliteiten zullen de kosten en verantwoordelijkheden wel voor de verkoper zijn.
3.4 CIP
Carriage and Insurance Paid to betekent dat de verkoper dezelfde verplichtingen heeft als met de incoterm CPT. Tot het afgesproken punt zullen de kosten en risico’s op calamiteiten voor de verkoper zijn. Het grootste verschil met CPT is dat de verkopende partij een extra verplichting heeft. Dit is namelijk het afsluiten van een vrachtverzekering tegen het risico op verlies of schade van de goederen tijdens transport.
Transport en overdracht
Het transport naar de afgelopen bestemming zal worden bekostigd door de verkoper. Ook de risico’s onderweg zijn voor de verkoper. Wel dient de verkoper een vrachtverzekering af te sluiten tegen eventuele schade aan of verlies van goederen.
Douaneformaliteiten
Wat betreft douaneformaliteiten zullen de kosten en verantwoordelijkheden wel voor de verkoper zijn.
3.5 DAP
Met deze incoterm zijn we aangekomen op de eerste overeenkomst waarbij de verkoper het gehele traject naar de uiteindelijke plaats van aflevering verzorgt. De verkoper is echter niet verantwoordelijk voor het lossen. Ook moet de koper zorgen voor douanekosten en is de koper verantwoordelijk voor bepaalde invoerbelastingen (accijnzen) die betaald dienen te worden. Dit geldt vanaf het punt waar de ladingoverdracht plaatsvindt.
Transport en overdracht
Het transport wordt volledig verzorgd door de verkoper, op het lossen van de goederen na. Het risico van schade en verlies vóór lossen levering van de goederen is voor de verkoper. Vanaf het lossen is dit volledig voor de koper. De kosten van het vervoer zelf zijn bovendien ook voor de verkoper.
Douaneformaliteiten
De verkoper is verantwoordelijk voor het verzorgen van alle douaneformaliteiten van de uitvoer. De kosten, rechten en risico’s zijn in dit geval echter wel voor de koper.
3.6 DDP
Bij DDP (Delivered Duty Paid) zijn alle lasten voor de verkoper. Transport, accijnzen voor het invoeren en verzekeringen. Dit tot het moment van afleveren op het eindadres. Dit kan worden beschouwd als het tegenovergestelde van EXW en is net iets anders dan DAP.
Transport en overdracht
Het transport moet worden verzorgd en betaald door de verkopende partij tot aan de door de koper gewenste eindbestemming. De risico’s zijn voor de verkoper. In dit geval letterlijk tot aan de overeengekomen plaats van bestemming voor het lossen.
Douaneformaliteiten
Het grote verschil met DAP zit hem in de kosten die verbonden zijn aan de douaneformaliteiten. De verkoper moet zich niet alleen ontfermen over de formaliteiten, maar betaalt ook voor alle bijkomende kosten, belastingen en heffingen die daarbij komen kijken.
3.7 DPU
Delivered at Place Unloaded houdt in dat alle risico’s en kosten voor de koper zijn tot en met het lossen van de goederen op de afgesproken locatie.
Transport en overdracht
Het transport moet worden verzorgd en betaald door de verkopende partij tot aan de door de koper gewenste eindbestemming. De risico’s zijn voor de verkoper. In dit geval letterlijk tot aan de overeengekomen plaats van bestemming na het lossen.
Douaneformaliteiten
De douaneformaliteiten zijn hetzelfde als bij DDP. Alle kosten en het verrichten van activiteiten zijn geheel voor de verkoper.
Incoterms uitsluitend voor transport over zee- en binnenwateren
Naast de incoterms in de eerste categorie, bevinden bepaalde incoterms zich ook in de categorie uitsluitend voor transport over zee en binnenwateren. Dit worden ook wel maritieme condities genoemd. Hieronder vallen:
3.8 CFR
Bij Cost And Freight zorgt de verkoper voor het transport, de verzekeringen en eventuele douanerechten naar de haven van lading. Het risico en de kosten worden overgedragen aan de koper zodra de goederen op het schip zijn geladen. Dit is officieel gezien het moment van het passeren van de reling van het schip. THC staat voor Terminal Handling Charges en dit zijn de kosten die worden berekend door de terminal operator. Wanneer – naast de CFR-prijs – ook nog THC-kosten moeten worden betaald, dient de verkoper dit aan de koper te melden.
Transport en overdracht
De verkoper zorgt voor levering tot aan de reling van het schip aan de haven. Hier betaalt de koper ook voor en de risico’s zijn ook voor de verkoper tot aan dit punt. Eventuele THC-kosten zijn echter wel voor de koper.
Douaneformaliteiten
De verantwoordelijkheid over en de kosten van de douaneformaliteiten zijn voor de verkopende partij, evenals de heffingen en accijnzen die eventueel gevoerd worden.
3.9 CIF
CIF lijkt erg op CFR. De naam Cost, Insurance and Freight geeft het verschil al weer. Met deze incoterm neemt de verkoper ook de verzekering voor zijn rekening. Dit geldt voor de lading gedurende de overtocht tot aan tenminste de haven van bestemming. Eventuele THC-kosten zijn nog steeds voor de koper. De kosten van het transport – vanaf het laden van de goederen op het schip – zijn ook hier voor de koper.
Transport en overdracht
De verkoper zorgt voor levering tot aan de reling van het schip aan de haven. Hier betaalt de koper ook voor en de risico’s zijn ook voor de verkoper tot aan dit punt. Eventuele THC-kosten zijn echter wel voor de koper. Het grote verschil met CFR is dat de verkoper de goederen dient te verzekeren.
Douaneformaliteiten
De verantwoordelijkheid over en de kosten van de douaneformaliteiten zijn voor de verkopende partij, evenals de heffingen en accijnzen die eventueel gevoerd worden.
3.10 FAS
Free Alongside Ship houdt in dat de verkoper het gehele project verzorgt, inclusief de invoerdocumenten en alle rechten die daarbij komen kijken. Dit geldt tot aan de haven van lossing, hierna gaan alle verplichtingen over naar de kopende partij. Het heet Free Alongside Ship omdat de verkopende partij verantwoordelijk is voor het plaatsen van de goederen langszij het schip.
Transport en overdracht
De verkoper zorgt voor levering tot aan het plaatsen van de goederen langszij het schip aan de haven van bestemming. Het risico van schade – veroorzaakt tijdens vervoer – is tot aan de levering van de producten aan de haven voor de verkoper. Ook de transportkosten zijn tot aan dit punt voor de verkopende partij.
Douaneformaliteiten
De verantwoordelijkheid over en de kosten van de douaneformaliteiten zijn voor de verkopende partij, evenals de heffingen en accijnzen die eventueel gevoerd worden.
3.11 FOB
De afkorting FOB staat voor Free On Board. De verkoper zorgt voor het laden van de goederen op het overeengekomen schip. Vanaf het passeren van de reling van het schip zijn alle kosten en risico’s voor de koper. Tot aan het schip draagt de verkoper dus alle zorg voor het transport en de bijbehorende kosten en risico’s.
Transport en overdracht
De verkoper draagt zorg voor levering aan boord van het door de koper aangewezen schip. Tot aan het passeren van de reling zijn alle kosten en risico’s voor rekening van de koper.
Douaneformaliteiten
De verkoper zorgt voor alle douaneformaliteiten die voortvloeien uit het transport. Naast het afhandelen van de documenten, is de verkoper ook verantwoordelijk voor de kosten en heffingen bij invoer in het land van bestemming.
Afbeelding 3: Overzicht van verschillende categorieën incoterms.
4. Algemene condities van incoterms
Zoals je wellicht hebt opgemerkt, zijn er vier condities – of klassen – waarin de incoterms zijn ingedeeld. Dit is iets anders dan het onderscheid tussen zeevracht en al het vervoer dat we hierboven hebben gemaakt. In deze klassen gaat het meer om categorieën op basis van het gehalte aan verantwoordelijkheid van de (ver)koper. Je kunt ze herkennen aan de eerste letter van de incoterm.
De vier klassen zijn:
4.1 E-conditie: EXW
In klasse E geldt dat de verkoper niet tot nauwelijks verantwoordelijkheid heeft over het transport. Alles wordt geregeld en betaald door de koper.
4.2 F-conditie: FAS-FOB-FCA
In de F-klasse draagt de verkoper doorgaans de verantwoordelijk over het transport tot een bepaald punt. Dit wordt ook wel het voortransport genoemd. De koper moet het resterende transport en eventuele doorvervoer regelen. Het transportrisico ligt bij de koper.
4.3 C-conditie: CFR-CIF-CPT-CIP
Met de incoterms in de C-conditie regelt de verkoper voortransport én hoofdtransport met eventuele doorvervoer (soms tot aan overeengekomen punten). Het transportrisico ligt hier doorgaans echter bij de koper.
4.4 D-conditie: DPU-DAP-DDP
De verkoper heeft de meeste verantwoordelijkheden bij gebruik van de incoterms in de D-klasse. Hier draagt de verkoper het transportrisico en draait op voor de kosten en formaliteiten omtrent het vervoer. Binnen de klasse zijn er tussen de verschillende incoterms nog wel verschillen aangaande kosten voor douaneformaliteiten.
Op afbeelding 3 afbeelding staan de verschillende incoterms – gecategoriseerd op basis van de klassen. Hier worden de verplichtingen, rechten en risico’s overzichtelijk weergegeven.
5. Wat zijn de beste incoterms voor jouw business?
Voor iedere business zullen verschillende incoterms het meest ideaal zijn. Toch kunnen wij een advies geven voor de meeste verkopers op Bol.com, Amazon of verkopers met een eigen webshop indien je goederen importeert uit bijvoorbeeld China. Aangezien de meeste verkopers gebruikmaken van een forwarder of sourcing agent – mocht je dit nog niet doen, dit raden we aan vanwege het overzicht en de voordelige prijzen – zullen de meeste goederen EXW of FCA van het magazijn van de leverancier naar de opslag van de forwarder worden getransporteerd. FCA is natuurlijk altijd voordeliger en hier kun je bijvoorbeeld op mikken wanneer je een minimale afname belooft. Onderhandelen met de leverancier is altijd mogelijk!
Het transport vanaf de forwarder naar jouw bestemming in Nederland/België zal doorgaans DDP of DAP zijn. De forwarder zal alle kosten en moeite eenvoudigweg doorberekenen in de factuur die je betaalt (wat betekent dat het ergens ook EXW is, maar de risico’s en verzekeringen zijn voor de verkoper). De kosten zullen doorgaans relatief lager uitvallen dan wanneer je de goederen direct vanaf de leverancier naar jouw bestemming laat sturen, omdat forwarders betere contracten met transportmaatschappijen hebben. Ook bundelen zij jouw producten met die van andere kopers voor betere prijzen. Let op: DDP lijkt op het eerste oog interessanter dan DAP, aangezien je hier niet hoeft op te draaien voor de douanekosten en formaliteiten, maar de forwarder zal dit waarschijnlijk (deels) doorberekenen in de factuur. Op dit moment zijn het technisch gezien geen accijnzen meer voor jou, wat betekent dat je het ook niet meer terug kunt krijgen van de belastingdienst. Liever DAP en het recht op het terugvragen van BTW behouden. Indien je vergunning artikel 23 hebt, is het al helemaal geen probleem meer met het oog op cashflow.
De kans is aanwezig dat je gebruikmaakt van transport over zee- en binnenwateren. In dit geval is het goed om FCA of FOB te overwegen in onze ogen. Bij FOB betaal je alles vanaf het moment dat de goederen de reling van het schip passeren. Let op, de risico’s onderweg zijn wel voor jou. En aangezien het met kwetsbare producten soms moeilijk kan zijn om te achterhalen of eventuele schade onderweg is opgelopen, kan FCA wellicht nog interessanter zijn! Onder FCA vallen verschillende varianten en wanneer je goed afspreekt dat eventuele schade bij ontvangst is opgemerkt, zijn de risico’s tot dat punt (dus tijdens vervoer over water) voor de verkoper. Belangrijk is om het tijdens ontvangst goed te (laten) controleren.
Mocht je hier vragen over hebben, schroom niet om ons een bericht te sturen en samen meer te leren over alle topics omtrent transport en incoterms!
